如何做好服装管理软件实施阶段的数据准备?

2021-07-20     关键词 : 服装管理软件 数据准备 服装管理系统

数据对于系统的重要性相信无需解释大家都懂,但我们很多企业的服装管理软件实施成功率不高的重要原因之一就是前期的基础数据准备不到位,包括数据收集不规范不准确等。


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服装管理软件以数据驱动,是实施的基础。而服装行业涉及的数据庞大,基础数据资料需要花费大量的人力和时间来收集整理形成准确规范化的数据,不仅需要部门间的配合,更需要高层领导的全力支持。

庞大的数据在,录入系统前应有所取舍,因此有必要在准备数据前搞清楚数据的分类,在信息系统中数据分为:静态数据、动态数据和中间数据

静态数据:指开展业务活动所需要的基础数据,其特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变,同时它是动态数据的基础,公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性。如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。

动态数据:指每笔业务发生时产生的事务处理信息,这些数据是生产经营活动中不断发生、经常变动的数据。如客户的应收账款,当客户购买产品但是没有付款时,应收账款就会增加,当款项收回时,应收账款就会减少,物料在领用时就会减少,采购入库时就会增加。我们在实施ERP系统之初,要输入动态数据的初始值,也就是期初数据,期初数据一旦建立,就需要随时维护。

中间数据:指服装管理系统加工处理过的数据,属于输出数据。包括交易数据、统计数据和绩效指标数据。

以上得出,静态和动态数据是输入数据,是需要准备的数据,而中间数据是不需要准备的。另外还有一项重要数据BOM物料清单表——以数据格式来描述产品结构的文件,是计算机可以识别的产品结构数据文件。


下面就是服装管理软件的数据准备步骤:


1.数据采集摸底,明确数据范围

根据准备时间顺序、部门,对每项数据设计一个采集表,下发到各部门,摸底调查。在所有的数据中,物料数据是数量最多、分布最广的,所以要首先把工作重心放在物料数据准备上。


2.制定编码规则,建立物料档案,构建BOM表

从仓库开始收集物料,整理物料编码;整理出来的物料编码交设计人员,按照格式整理BOM资料;分别填写不同的属性。


3.期初数据准备和系统上线

系统正式投入使用后,由于初始数据无法直观且深入地反映实际问题,因此需要在第一时间将期初数据录入到系统中。在系统投入运营后,定期核查账务数据与实际情况,检查数据是否存在丢失、失效等问题,针对异常数据及时优化调整。


4.数据生命周期管理

系统正式投入使用后更要保证数据的精准性与完整性,而数据管理与维护是一项庞大的系统性工程。为了保障系统的稳定运行,企业应设立编码维护部门,以便后期正式投入使用后进行优化,系统管理员定期排查、备份数据,结合实际需求开展新增数据项等基本操作。


合理的开展数据管理与维护工作,可有效保证数据质量。在服装管理软件运行期间,公司要做好数据丢失的准备,在一些情况下,不可避免地会开展重复工作,有时也会因账面价值与实际情况不符而投人大量财务成本。在系统使用过程中,短期的对账不符,只要在要求范围之内,就无需做特别处理。只要定期审查与合理管控,就无需过多担心数据质量问题。