中小服装企业财务系统设计与探析

 第一部分：中小服装企业财务系统设计的总目标

   中小服装企业要有效地组织好生产，充分调动职工积极性，使自己的产品满足用户多方面的需求，加强财务管理是必要的，这不仅能提高整个企业的管理水平，而且可以降低产品成本，提高企业的信誉。纺织服装企业财务系统设计的总目标是：

   （1）加强财务管理，使企业管理更为合理。

   （2）降低产品成本，增加产品的综合含量。

   （3）通过合理经营，使企业的经济利润达到最大化。

第二部分：中小服装企业财务系统设计与架构

   企业财务系统设计的基本思想是对企业的全部经营活动，即从市场调研、产品设计、加工制造、管理到营销服务的全部活动进行集成。因而信息集成是其核心，也是设计的基本思想。

   企业财务系统设计贯穿企业各环节各部门，下面就如下几大方面探析中小服装企业财务系统设计thldl.org.cn、控制和分析。

   一、账务管理子系统

   账务子系统的基本思想是：（1）进行账务管理，即建帐、凭证处理等；（2）通过财务软件生成账簿、财务报表；（3）由于数据日积月累，数据量非常大，因而必须进行数据有效管理。

   1、初始化：通过初始化模块来建立帐，即建立科目间的隶属关系和初始余额，并进行一些辅助工作。如：系统人员管理、打印机设置、账户初始化、银行对帐初始化。

   2、凭证处理：记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录而编制的。因此，在用计算机进行账务处理时，凭证处理模块完成凭证的录入、查看、修改、汇总、审核、入账、打印以及科目增加等。凭证的录入、审核、入账是凭证处理的三个必不可少的环节。未经审核的凭证不能入账，同时，审核通过的凭证也不可再进行修改。只有凭证全部审核合格之后，才能记入总账、明细账。其它处理功能提供给用户，使用户能根据需要进行选择。

   3、查账与汇总：系统可以通过查帐、汇总等方式将所需数据统计出来，并将需要的发生项找出来。

   4、银行对帐：银行对帐完成三项功能：（1）输入/维护银行对账单，（2）对账，（3）查看对账信息和对帐结果。

   5、结账、数据整理：经过数据整理，系统将各科目的余额进行逐级汇总，并结转相应科目。

   6、打印：设置打印账簿功能便于用户将账目打印出来以备以后查询和装订。

   二、成本管理子系统

   成本管理子系统完成成本核算、计划、分析与预测等四项功能。其基本思想是：通过成本核算，计算实际成本，把核算成本与计划成本进行比较，找出其偏差，分析产生的偏差并进行闭环的成本控制，与此同时，对未来的成本发展趋势进行预测。根据预测成本，有效地做出下一阶段的成本计划。

   （一）、质量成本控制

   质量是企业的生命，也是成本控制的重要环节，质量和成本是息息相关的。把握好生产各环节的质量可降低原材料损耗，降低半成品或成品的报废率，从而直接降低产品成本。

   1、核算：设计质量成本原始记录的表格和具体项目，收集和记录质量成本的原始资料，并进行各种质量成本的计算。有条件的企业也可将它作为产品成本的一个项目。

   2、控制：制定质量成本考核的标准或制度，将实际结果与考核标准进行对比，衡量质量控制的优劣对产品成本升降的影响，并与各部门的奖惩制度挂钩。

   3、分析：就产品整个寿命周期的质量成本进行分析。可进行总额和构成的分析，找到控制和降低质量成本的途径。也可将质量成本总额或单项金额与销售收人、净产值、利润、销货成本等指标进行对比，计算出各种成本率，据以进行趋势分析，通过分析确定最佳质量成本。

   （二）、原材料成本控制

　　纺织服装企业应当将原材料成本控制的重点放在布料和辅助材料上。

   1、布料控制：

   （1）、限额发料：生产部指定经管人根据生产用量和合理损耗，确定料率，计算耗料定额，仓库据以限额发料。生产部设立各种台账，限额领料，掌握生产过程中布料的投产、耗用与出货情况，并对其进行分析与全程监督控制。

   （2）、裁床控制：裁床主管严格控制拉布长度。拉布长度失控，必然会引起用布超出定额。

   （3）、补裁片控制：补裁片由缝纫车间主管签单，而废裁片则由裁床主管安排弥补。裁床主管应做好补裁片记录，并分析产生废裁片的原因、影响因素及找出解决办法。待该批服装加工结束后，再由生产部门根据情况妥善处理，不允许他人随意据为己有。

   2、辅助材料控制：

   根据工艺单等计算辅助材料耗用定额，经审核后确定，仓库据以限额发料。由各组长实施现场控制，管理好所领实物，并根据用料定额发给相应工序的工人。如有次品则由组长集中到仓库退换。短少的辅助材料可按原程序补领，但应由组长落实责任人。

   （三）、确立成本控制的追踪记录

   建立完整的生产记录并连续追踪，设计填写开裁报告单、裁片交接表和半成品交接表。

   1、开裁报告单

   开裁报告单可以一式三份，某款服装裁完一批，即由裁床主管填写此表，自己留底一份，报生产部、财务部各一份。若此表记录完整，且领料记录又详细，再辅以必要的检查和对剩余布料的及时安排与管理，生产流程中的布料管理就比较完善了。

   2、裁片交接表

　　裁片交接表一式四份，办完交接后，裁剪车间保留一份，报送生产、财务部各裁床裁剪完后，裁剪车间应根据生产部的指令，将配套一份作备查登记。

   3、半成品交接表

   开裁未在当月全部入库的，生产部应填写半成品台帐，记录并核对已开裁未完工情况。

   （四）、引进奖惩制度

　　设立必要的奖惩制度，对材料检验、裁床、缝纫及整理等岗位成本控制进行考核，实现成本管理职能。

   1、对布料、辅助材料检验人员的奖惩：制定合理的可容忍残次率，增强检验人员的责任心。半成品、成品检验员的奖惩，疵布裁片的奖惩，也可照此办理。

   2、对排唆架人员的奖惩：各款服装根据样板资料确定咬架长度，根据原材料的节约（超支）情况给予排唆架人员适当奖惩。

   3、裁床人员的奖惩：根据审定合格的咬架等资料，确定裁床耗料定额。每款布料损耗小于（大于）合理损耗的，按节约〔超支）情况给予裁床主管和相关人员一定的奖惩。

   4、缝纫人员的奖惩：有疵点的裁片不缝制。缝制疵点裁片造成返工或损失的，因失职和返工造成裁片短少和作废的，按责任大小给予缝纫人员适当奖惩。确定合理的一次合格率，达标的给予适当奖励，没有达标的给予适当惩罚。

   5、整理人员的奖惩：剪线工剪破半成品或成品的，按损失大小给予适当惩罚，全月无差错的则给予适当奖励。其他整理工也可根据工种特点给予奖惩。

三、内部控制子系统

   建立健全内部控制体系是中小型服装企业强化经营管理、提高经济效益的有效途径。具体业务与事项的控制一般涵盖企业经营管理的各个层级和业务流程的各个环节。采购与付款环节的分析与设计，是尤为重要的。中小型服装企业采购与付款流程一般为请购——采购——检验——仓储——复核与记录——付款。

   （一）请购环节的内部控制：

   该环节涉及的部门主要是仓储部，涉及的原始凭证是请购单，其控制目标是保证采购业务在授权下进行。根据产品的销售情况、供货时间以及节省存货存储成本等因素的综合比照，仓储部门对于每种材料制定各自的一个标准量，当材料的存储低于标准量时方可进行申请。请购单由日常负责仓储管理的管理员填写，由仓储部负责人审核签字。

   仓储部门应准确登记存货明细账，在结存数量一栏反应存货现有情况，如产品畅销，订单已下，仓储部门应提示该材料不能低于最低标准线，及时合理提出请购申请，使公司不会因为存货多而浪费大量的占地面积增加租金，也不会影响生产和销售。

   （二）采购环节的内部控制：

   该环节涉及的主要部门是采购部，主要原始凭证是订购单，其目标是保证采购合理合法。采购部的任务是审核请购单、下订购单、请购。经过比质比价和规定的授权审批程序确定最佳供货商，按合同审批程序签订采购合同，下达订购单，订购单一式四份送给以下部门：仓储部、采购部、检验部、财务部。如此，采购部可以根据订购单进行采购，检验部和财务部可以做好检验和付款准备，提高工作效率且各部门之间相互牵制，防止因控制不当造成损失。

   （三）验收环节的内部控制：

   这一环节涉及的部门主要是检验部，主要原始凭证是验收单，其工作主要是事前监控和事后检验。该环节的内部控制目标是保证材料的品种、数量、质量、价格等是否符合要求。首先，检验部把货物和订购单核对，以查是否有疏露。然后根据实际收到的材料数量、质量填写验收单。如发现短缺或质量缺陷，要查明原因。最后将付款凭证即购货发票交给财务部，验收单交给仓储部、检验部、财务部，购进的材料交给仓储部保管。

   （四）仓储环节的内部控制：

   这一环节涉及的部门主要是仓储部，涉及的原始凭证主要是入库单，其内部控制目标是保证材料安全。仓储部把货物收回清点后签收并按照货物的属性区分仓储地点，同时开出入库单，由仓储部记帐员登记存货明细账。入库单一式三份，自留一份，其它两份交给检验部、财务部。

   （五）复核与记录环节的内部控制：

   这一环节涉及的部门主要是财务部，该环节的内部控制目标是保证账账相符，及时入账。首先，将采购部交来的订购单和检验部交来的购货发票、验收单核对，将验收单与仓储部交来的入库单核对，记录购货业务，涉及采购预付款的，跟进采购实行进度，做好供货商往来账款核对，每月末和仓储部核对存货明细账。

   （六）付款环节的内部控制：

   这一环节涉及的部门主要是财务部，该环节的内部控制目标主要是保证货款金额正确。财务部核对入库单数量、合同单价、应付货款金额与供货商发票是否相符，名称填开是否正确。符合条件的，出纳办理付款。

四、财务分析子系统

   财务分析子系统完成现有财务状况的分析、财务预算、未来财务状况的预测以及其它辅助功能。其基本思想是：根据企业会计核算及其它有关资料，运用特定的方法，对企业财务活动的过程和结果进行评价与分析，根据企业财务活动的历史资料并考虑到现实状况，对未来财务活动进行预测，在财务预测的基础上，选出最优方案作为企业的财务预算，从而为财务控制提供依据。

   财务分析的基本方法有比较分析法和因素分析法。指标分析包含有偿债能力、营运能力、盈利能力、发展能力等多项财务指标的计算和分析。应收账款资产总额比、应收账款周转率、现金流动负债比、净资产收益率等指标综合反映企业的应收账款规模和周转速度、短期偿债能力和盈利发展能力。作为财务危机预警架构的指标选择具体说明如下：

   （一）偿债能力分析：

   1、现金流动负债比率=年经营现金净流量/年末流动负债

   该指标反应企业短期偿债能力，企业应收账款管理中的财务危机范畴，可描述为客户企业履行偿付货款义务时受阻的状态，亦即企业的现金净流量不足以履行偿债义务。而在已证实的财务危机预警研究中认为现金流量/债务指标表现最好，所以选择现金流动负债比这一反映企业短期偿债能力的指标，结合应收账款周转率，现金流动负债比率越高，企业发生危机的可能性就越小（即负相关），短期偿债能力越强；但也应注意该指标过高，流动资金利用不充分，收益能力不强。

   2、产权比率＝负债/所有者权益

   也称资本负债率，该指标反应企业长期偿债能力，越低，长期偿债能力越强，揭示企业财务结构的稳健程度以及自有资金对偿债风险的承受能力。

   （二）营运能力分析

   1、应收账款资产总额比=应收账款/资产总额

   应收账款产生于企业销售商品或提供劳务等主营业务，服装行业企业的应收账款在总资产的比重较大。步入危机的企业的一个重要特征就是主营业务收入的增长速度大大减缓，甚至出现主营业务收入迅速缩水进入负增长，于是应收账款增长速度也应在不断减缓；另一方面，应收账款的可回收性都具有不确定性，而且在当前的社会经济背景下，在服装企业的经营中这种不确定性表现的更为突出。所以应收账款的比重过大，说明企业的总资产质量水平存在风险，企业发生危机的可能性就越大（即正相关）。

   2、应收账款周转率=营运收入净额/平均应收账款余额

   经营状况良好的服装企业有较多的主营业务收入和应收账款且应收账款周转率较高。发生财务危机的企业的应收账款周转率远远低于正常企业；另一方面，应收账款周转率也是反映企业营运能力高低的重要指标。一般情况下经营良好的企业，其内部控制制度较为健全有效，营运能力也就比较强，资金利用效率高，应收账款周转速度也就比较快。

   应收账款周转率越高，企业营运能力越强，应收账款回收速度快，资金利用效率越高，企业发生危机的可能性就越小（即负相关），由于服装产品有明显的春、夏、秋、冬季节性经营周期，客户拖欠货款对于企业造成的损失表现为机会成本，因而比坏账损失更为隐蔽，更容易被管理者所忽视，所以客观要求服装行业企业的应收账款周转速度至少要满足季节性经营周期的资金营运需求。

   当企业应收账款风险出现时，应收款资产总额比、应收款周转率这两个指标必然会从规模和时间上体现风险累积的程度从而发出预警信号。在应收账款指标发出预警信号，同时企业的现金流动负债比率、资产收益率（扣除非经常性损益）也低于行业预警临界值时，说明企业信用风险已经出现急需救治。如果应收账款迟迟不能收回，就会增加企业的资金占用和资金成本，长期累积会造成资金周转困难，甚至导致生产停滞。

五、营销管理子系统

   提高财务管理的透明度及效率是企业的主要目标。纺织服装企业商场专柜营销分为两种方式，一种是进场后租赁专柜经营，进场商户租赁商场专柜，自主经营，双方之间无货品购销和货款结算关系，商场一般不为租赁商户提供统一对外开票；另一种是进场后专柜扣点经营。两种销售模式下的财务核算是不一样的，租赁专柜经营就是把商场专柜销售视为公司委托商场代销本公司产品，以收到商场代销清单来确认收入。专柜扣点经营就是把商场专柜销售视为自营销售，把商场专柜作为公司的一个营业场所，以商品销售的当天作为确认收入的时间，考虑到由于业务频繁，可以按月归纳汇总，以月底结账日确认整个月的收入。

   通过对销售资料的管理来跟踪、分析应收账款、预付账款情况及营销费用、销售人员工资等相关信息，并根据人工设定自动提交相关分析报告，有效实现管理目标，辅助管理决策。

结论及建议

   在目前服装行业的困难时期，加强财务管理尤为重要。建立财务系统应考虑到企业的长远利益，优化财务系统设计，贯彻集成制造思想，用先进技术进行管理，使企业管理水平上到一个新台阶。